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Category management: Gestión de categorías de compras estratégicas.

En el category management o gestión de compras por categorías, son prioritarias las implantaciones de los planes específicos para las categorías clave de compras. Estas familias de compras, son las correspondientes a los cuadrantes de las categorías estratégicas y palanca, de nuestra Matriz de Kraljic.

Pilares de la gestión de compras por categorías.

La gestión de compras por categorías es la metodología más extendida en nuestras compañías. Las empresas aplican este método para la compra de productos, servicios, e incluso, sus inversiones productivas. Los cuatro pilares de esta metodología del departamento de compras son:

Estrategia. Los objetivos de la compañía comprenden a toda la organización. Desde el departamento de compras, se alinean las directrices generales del plan estratégico de la empresa, a los planes anuales de compras de las distintas categorías.

Método científico. El category management se basa en hechos. Así para entender la realidad de las compras, analizamos los datos, y planeamos las decisiones estratégicas más convenientes. Los hechos se materializan en cifras con sus unidades, y el manejo de los KPIs o indicadores claves más eficaces para medir la mejora de la gestión de compras, en nuestra empresa.

El category management, o abreviadamente catman, es una metodología basada en un proceso organizados por fases consecutivas. El proceso contempla desde el entendimiento de lo hecho hasta el momento en esta categoría de compra, pasando por un estudio 360º del mercado de proveedores, un análisis de la categoría entendiendo las fuerzas presentes en nuestro mercado, y teniendo como documento de salida del category management, el denominado category plan o plan de la categoría. En dicho plan, detallamos las acciones a realizar con los proveedores y resto de grupos de interés, alcance y propietarios de cada tarea, y los plazos previstos de ejecución.

Gestión de relaciones. La gestión por categorías de compra entiende que se ha de satisfacer primeramente a las necesidades de los clientes. Es una forma de hacer centrada en las necesidades y tendencias de sus clientes. Seguidamente debe de tener en cuenta, las necesidades de los clientes internos, otros departamentos, y resto de stakeholders o grupos de interés. Así, satisfacemos en su justa medida, a todos los actores del proceso de compra.

Gestión del cambio. El entorno económico y social cambia. Las necesidades y preferencias de nuestros clientes también cambian. El panel de proveedores sufre modificaciones con nuevas incorporaciones de proveedores, o bajas, que podrían deberse a adquisiciones y fusiones, en nuestro mercado de proveedores. El cambio es tratado, en el category management, como una oportunidad de negocio.

En la práctica del category plan o plan de la categoría de compra, se va modificando a lo largo del tiempo, para alinearse en todo momento, con nuestra estrategia para conseguir los objetivos de la empresa. Se trata de un plan de gestión que, tomando el foco en los objetivos, provenientes de las necesidades de nuestros clientes, se adapta las realidades de nuestros mercados de proveedores.

Valor añadido de la metodología de gestión por categorías.

La aplicación del category management o gestión de compras por categorías, proporciona tanto resultados tangibles, como intangibles para nuestra organización. Algunos de estos son:

Optimización del gasto. El entender qué necesita nuestro cliente respecto a las materias primas, productos directos e indirectos, que compramos para producir el producto final, nos permite comprar los productos más adecuados. Analizar en detalle nuestro TCO (Coste Total para la Propiedad) nos dirige a qué costes (directos, logísticos, mantenimiento, reposición, etc.) nos tenemos que dirigir en mayor profundidad, para comprar inteligentemente.

Trabajar con los “mejores” proveedores. Entender las fuerzas del mercado y las características diferenciales de cada proveedor, nos permite seleccionar primero, y colaborar después, con los que son los proveedores más adecuados para satisfacer las necesidades de nuestra empresa. Pueden ser los proveedores más económicos, los que tienen mejor relación calidad-precio, los más rápidos, los más fiables o los más innovadores. La situación de la categoría de compra dentro de la Matriz de Kraljic, nos iluminará de cuáles son las características y objetivos con los proveedores, de cada una de las categorías en cada cuadrante.

Gestión eficiente. La correcta segmentación de las categorías de compras, nos permite diseñar un plan de categoría específico para cada una de ellas, y lo que es más crítico, nos brinda la oportunidad de enfocarnos en las categorías de compras palanca y estratégicas, claves para mantenernos en precios de mercado e innovación en nuestros productos.

El prestar el tiempo y recursos asociados, a cada categoría de compra según su relevancia para nuestra empresa, permite mejorar la eficiencia del departamento de compras, y que nuestro trabajo consiga los objetivos marcados, que se reflejarán en nuestra cuenta de resultados.

» La innovación es el instrumento específico de la iniciativa empresarial. El acto que otorga a los recursos una nueva capacidad para crear riqueza.»


Peter Druker

Captación de la innovación. El departamento de compras es el interfaz natural entre nuestra empresa, y nuestro panel de proveedores. Somos una función privilegiada, por las relaciones que mantenemos con otras empresas, que desean vendernos los productos o servicios más innovadores que sacan al mercado. En un entorno VUCA, la innovación es el ingrediente fundamental de nuestra supervivencia, en el cambiante ecosistema económico.

Hoy en día, la vida medía de los modelos de negocio, y de las empresas, se ha reducido drásticamente, debido a la aceleración en el cambio que se ha producido en los mercados. La innovación, sea de producto o de gestión de la cadena de suministro, es aún más crítica en las categorías de compra estratégicas. Estas son las que tienen un mayor impacto en los beneficios de nuestra empresa y/o en la percepción de diferenciación de nuestros productos por nuestros clientes.

Estrategias potenciales en el cuadrante estratégico en la Matriz de Kraljic.

Algunas de las estrategias que podríamos aplicar en la gestión de las categorías de compras estratégicas, según la figura adjunta, son:

1. Colaboración mutua. Cuando hemos trabajado coordinadamente, y hemos construido una relación de colaboración, la innovación probablemente haya brotado, y sus resultados, beneficiado a ambas empresas. Estamos satisfechos con el cumplimiento de los planes de acción, y entendemos que la mejor opción, es continuar con nuestro socio en el cuadrante de categorías de compra estratégicas.

2. Situación forzosa. Nuestra posición de dependencia debido a una patente, un desarrollo de producto a medida, o un monopolio, hace que no estemos trabajando en colaboración. Aceptamos la situación, entendiendo que es muy mejorable, y a la vez la menos mala, asegurándonos el suministro a largo plazo.

3. Cambio de proveedor estratégico a proveedor palanca. Entendemos que la situación debe de mejorar ya. Para ello hacemos un movimiento horizontal de la posición del proveedor en la Matriz de Kraljic, llevándolo al cuadrante de categorías de compra palanca. Podría ser, por ejemplo, mediante la reingeniería y simplificación de las especificaciones técnicas, incrementando el número de proveedores potenciales.

Gestión de las relaciones con los proveedores estratégicos.

El primer requisito que un “socio” debe cumplir para el negocio, es asegurar el suministro en este tipo de productos “sensibles”. Algunas de las herramientas para conseguir los objetivos, de nuestra relación con los proveedores estratégicos, podrían ser los siguientes:

Construir relaciones a largo plazo. Los frutos de la colaboración comprador-proveedor, se consiguen en periodos de tiempo largos. Se necesita tiempo para entender cómo funcionan ambas empresas, entablar relaciones de colaboración entre los equipos, donde ambos ganemos, y energía para implantar los planes de acción, donde se describen el alcance de los cambios, propietarios y cómo medirlos. Los resultados excelentes, necesitan su tiempo de maduración, y las relaciones entre empresas, no son una excepción.

Establecer una relación de colaboración. Es muy difícil trabajar en una relación de desconfianza. Por ello, si es óptimo para nuestro negocio, entablar una relación ganar-ganar, se debe construir desde la colaboración. Colaborar significa trabajar conjuntamente, en búsqueda de alcanzar los objetivos comunes establecidos, en un ambiente de confianza mutua. Podemos aterrizar estos objetivos en ejemplos concretos, como son la reducción de stocks, la disminución de tiempos de entrega, la reducción de costes, la eliminación de residuos o componentes superfluos, el lanzamiento de nuevos productos por año, etc.

Compartir beneficios y riesgos. Gestionar nuestra relación como lo hacemos en nuestra propia empresa, nos permitirá compartir los beneficios generados por los cambios implantados, y también, los riesgos inherentes a toda iniciativa empresarial. Este marco de trabajo, a modo de proyectos, con unos costes, unos riesgos, y una definición clara de responsabilidades, es idóneo para innovar.

Captación de la innovación en compras. Caso 3M.

Un caso de éxito de empresa que ha hecho de su modelo de innovación su ventaja competitiva, es la empresa estadounidense 3M. Tuve la suerte de visitar sus instalaciones en el taller organizado por la escuela de negocios, IQS Executive Education, y donde Teresa Gallo de 3M, nos mostró cómo es la cultura corporativa que les permite innovar.

Me pareció especialmente interesante, la aproximación como “consultores de innovación” para solucionar un problema, o para mejorar procedimientos de fabricación, con sus productos actuales u otros que pudiesen desarrollar “ad hoc”, para sus clientes potenciales. Se integran en las líneas de fabricación de sus prospectos, y realizan propuestas para aplicar sus productos, o desarrollar otros nuevos.

3M destina aproximadamente un 6,5% de sus ventas a innovar. Pero, ¿cómo fomenta esta empresa la cultura de la innovación? Algunas de las claves son:

Contratar a empleados competentes, y permitirle desarrollar la creatividad. Se ha comprobado que los beneficios empresariales asociados a la creatividad, son mucho mayores que las pérdidas generadas a los errores.

Dedicación del 15% del tiempo de cada empleado para proyectos propios, o de su elección. Cada empleado puede elegir “sus proyectos” en esa fracción de tiempo, liderando o uniéndose a sus equipos de desarrollo.

Equipos multifuncionales para el desarrollo de nuevos productos. Se integran distintos perfiles técnicos, comerciales y de servicios corporativos, para cubrir las distintas áreas y funciones, de cada proyecto, debido a su complejidad.

Estructura de plataformas tecnológicas por productos y utilidades. Para cada proyecto, se pueden combinar la participación de distintas personas de distintas plataformas.

El proceso de innovación está estructurado, con foco en su viabilidad comercial desde el principio del desarrollo, en las siguientes fases:

Idea. Identificar la oportunidad en el mercado.

Concepto. Identificar el concepto de producto.

Viabilidad. Desarrollo técnico del producto.

Desarrollo. Optimizar el producto y conseguir aceptación por parte del cliente.

Fabricación. Preparar el lanzamiento.

Lanzamiento. Sacar el producto al mercado, y comprobar su aceptación en los prospectos.

Post-lanzamiento. Aceptar en el primer año, mejoras del producto, propuesta por clientes, para si las cifras de venta, encajan con los objetivos previstos, lanzar un producto mejorado, en más mercados.

Mi pregunta final es:

¿Cómo aplicamos el category management en las categorías de compras que proporcionarán innovación a nuestra empresa?

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