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La gestión de contratos del Director de Compras 4.0

El cambio de las estructuras de departamentos de compras se acelera. El valor añadido percibido por la dirección general, se ha incrementado, y, en consecuencia, se dota a compras, de mayores recursos.

Muchas empresas han desarrollado plenamente su estructura basada en la gestión por categorías ó category management. Ahora su perímetro de compras alcanza, la gran mayoría de sus categorías de compra de productos y/o servicios. Por lo tanto, compras lidera el proceso de contratación de modo integral, especificaciones y proceso (búsqueda, selección, negociación y cierre), o lo coordina, desarrollando el proceso.

Son excelentes noticias, para todos nosotros, los compradores. Los resultados de nuestros proyectos de mejora han dado su fruto. También, hemos mejorado nuestra venta interna de los objetivos cumplidos. A la vez, supone nuevos retos para la función de compras, ampliando sus procedimientos.

Una vez agotado el desarrollo de la función de compras en horizontal, al liderar la mayoría de las categorías de compra, damos paso a un crecimiento de la función de compras en vertical. Aguas abajo podemos, por ejemplo, trabajar en detectar nuevas necesidades de la organización, y captar innovación colaborando con los proveedores de las categorías de compra estratégicas. Aguas arriba, una de las iniciativas potenciales, es dar continuidad en las contrataciones, colaborando aún más en el seguimiento de los contratos, y maximizando sus resultados, satisfacción del cliente, y beneficios.

¿Cuál es la estructura de personas más apropiada para gestionar más eficazmente sus contratos?

Esta fue la pregunta que me formuló un colega experimentado, y germen de este artículo. Su interés era entender cómo organizar su equipo, para una mejor gestión de sus contratos. Se trata de una empresa que trabaja por proyectos, y se ocupa, en muchos casos, de la explotación de los mismos.

De un modo general, podemos identificar varios parámetros básicos, para dar una primera respuesta:

Volumen de compras por categoría (€)

Volumen de compras por contrato clave (€/contrato)

Potencial margen de mejora de la gestión de los contratos en su vida útil (€)

Departamentos propietarios de cada fase del proyecto. Análisis del poder de cada departamento.

Después de un intercambio de opiniones, y profundizar en los datos, y su análisis, convenimos, en el caso que nos ocupa, con contratos de explotación de larga duración, alrededor de 20 años, y del número de contratos, sus importes, y estructura funcional de la empresa, que quizá la fórmula más eficaz ahora, es que el responsable de contratos o contract manager, dependa del director de compras, y sea propietario de los contratos de las distintas categorías de compras, colaborando con cada responsable de categoría.

Las funciones del responsable de contratos.

La pregunta de mi colega, hizo que revisase los distintos conocimientos y habilidades profesionales de los responsables de contrato o contract managers. Consulté varios anuncios de empleo, y reconfirmé que es una posición clave para muchas organizaciones, y reconfirmé, las tareas en las descripciones de las posiciones.

Algunas de las tareas más relevantes, y comunes a la mayoría de las ofertas, son las siguientes:

Redacción, negociación del contrato principal y subcontratos. Revisión términos contractuales, y negociación con clientes, y proveedores.

Elaboración y ejecución de un plan de acción, a partir de los análisis de riesgos y el de oportunidadess.

Definición de la estrategia de gestión del contrato, a partir del análisis de las potenciales ordenes de cambio, y reclamaciones del contrato.

Asistencia al director de compras, en la interpretación y desempeño del contrato, para maximizar satisfacción del cliente, y los resultados económicos.

Se trata, por lo tanto, de un perfil muy exigente con conocimientos avanzados de gestión de proyectos, y de finanzas, además de un entendimiento práctico de los procedimientos legales, su duración, coste y probabilidad de éxito. Se requiere, también, una experiencia, de cómo negociar y comunicarse, con distintos niveles de interlocución, con excelentes resultados.

Las tendencias en la gestión de contratos.

Las normas en gestión de contratos, tanto en el Project Management Institute (PMI), como en la National Contract Management Association (NCMA), tratan cada vez más ampliamente las habilidades que debe desarrollar un responsable de contratos. Los procesos, y las distintas áreas de conocimiento de cómo gestionar los contratos, evidentemente, se mejoran en cada edición de las guías, pero ahora se concentran, adicionalmente, en las habilidades, por su impacto real en la gestión total del contrato.

Algunas de las habilidades de la gestión de contratos, que cito como tendencia, son:

Aprendizaje. La experiencia permite el aprendizaje continuo del responsable de contratos, mejorando su competencia individual. Además, es clave el transmitir las lecciones aprendidas a la organización, para incrementar el músculo o competencia global de la organización en el manejo de sus contratos clave.

Liderazgo. Dado lo crítico de este desempeño, para obtener una exitosa cuenta de resultados, el tener una correcta visión del negocio, y una capacidad de colaboración con los distintos grupos de interés, son herramientas fundamentales del responsable de contratos.

Coordinación. El entendimiento del negocio, y su estrategia, son requisitos, para alinear los contratos a dicha estrategia. La capacidad de desarrollar la cadena de suministro necesaria para el cumplimiento de plazos, calidad y alcance, teniendo en cuenta la caja, es la fórmula del negocio.

La pregunta final:

¿Cómo puede el director de compras mejorar la gestión de contratos clave en su organización?

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  • Giselle Rodriguez

    Excelente artículo sobre las características y responsabilidades del negociador de Contratos. Solo agregar el manejo de un buen sistema o herramienta para la administración de contratos que permita su correcto archivo, gestión de vencimientos y demás actividades afines.

    20 de enero de 2019
  • Manuel Ramos Maroño

    Gracias Giselle por tu comentario. Tomo buena nota de tu idea para siguientes artículos. Saludos cordiales

    20 de enero de 2019
  • Nataly

    Buen artículo Manuel, igual sería interesante delimitar las responsabilidades de un gestor de contratos y de un gestor de compras, si bien mencionas en el artículo que el gestor de contratos se apoya con el gestor de compras en las negociaciones, suele suceder que el gestor de compras se desentiende del proveedor y hay una pérdida de comunicación entre ambos gestores frente a un incumplimiento del servicio por parte del proveedor, generando problemas a los usuarios internos/clientes. Qué opinas?

    20 de enero de 2019
    • Manuel Ramos Maroño

      Estoy contigo que las resposabilidades deben de estar bien delimitadas. Es clave el sacar el «máximo zumo» a cada contrato, y por lo tanto, la información y el conocimiento de las mejores prácticas de gestión, deben de permanecer en nuestra empresa. Saludos cordiales

      20 de enero de 2019

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