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Metodologías ágiles en gestión de compras.

El director de compras de hoy, está inmerso en un entorno de incertidumbre y cambio. La empresa, en su afán por adaptarse a sus clientes, utiliza la innovación como herramienta que le dote de flexibilidad. La implantación de la innovación “se aterriza” mediante la disciplina de la gestión de proyectos. Y es en la gestión de proyectos de un modo eficiente y rápida, donde las metodologías agile o ágiles, tienen su campo de aplicación.

El valor añadido del director de compras.

En las organizaciones más avanzadas, el director de compras, intervendrá activamente en el diseño del plan estratégico de la empresa, y en la consecución de los objetivos generales, desde su función. En el camino para alcanzar los objetivos acordados, el lanzamiento de nuevos productos al mercado, con la mayor tasa de aceptación por los clientes, y la llegada al mercado, en el plazo más corto posible de tiempo, será uno de sus retos compartidos en la organización.

En esa faceta de concepción, y desarrollo de nuevos productos o innovaciones, el director de compras, brindará al equipo, desde el comienzo del proyecto del nuevo producto o servicio, la aportación de valor añadido resultado de su colaboración con los proveedores estratégicos. Estos proveedores estratégicos son aquellos que, por su impacto en la cuenta de resultados, y volumen de negocio, son un socio real de nuestra empresa, hoy y mañana.

La gestión de proyectos en la innovación.

El director de compras será el propietario de la selección de los socios o proveedores clave, con los que desarrollar el nuevo producto. La robustez de sus procedimientos de compras, para la búsqueda, selección y homologación de proveedores, dentro del panel actual o nuevas incorporaciones, serán críticos en el éxito del proyecto. La salida que obtendremos del proyecto, será el producto desarrollado con las características principales objetivo, y en un plazo de tiempo más corto, para llegar al mercado, que el de nuestros competidores.

El conocimiento de las metodologías de gestión de proyectos, supone una doble oportunidad para el director de compras. La primera oportunidad es la de entregar al equipo multidisciplinar de lanzamiento del producto, la mayor aportación de valor, al entender las fases de diseño y prototipado, radio de acción de cada área, modo de planificar eficaz, inputs necesarios para el desarrollo de los productos mínimos viables, y marco conceptual de la metodología para conseguir el objetivo. La segunda oportunidad para el director de compras, y no menos importante, es la de dotarse de nuevos utensilios en “su caja de herramientas”, para mejorar sus distintos procedimientos de compras. El conocimiento de las metodologías ágiles de gestión de proyectos, es la palanca para conseguir lanzar el producto, con la menor inversión y plazo. Además, el entender profundamente sus conceptos y las relaciones entre los distintos miembros del equipo de trabajo, será de gran utilidad, para aplicar en la concepción o mejora, de otros procesos de la gestión de compras.

¿Cuándo utilizo las metodologías ágiles?

La metologías ágiles están especialmente indicadas para el desarrollo de productos poco definidos en su concepción, o que son susceptibles de sufrir una evolución significativa en el proceso de desarrollo del producto.

Las metodologías ágiles nacieron a partir de la industria del desarrollo de software, y de la experiencia acumulada en los resultados de los proyectos, y las necesidades y expectativas cubiertas con sus clientes. Se aprendió, que mucho de los proyectos de desarrollo de software, aunque correspondían con las especificaciones y requerimientos, acordados con los clientes, no cubrían sus expectativas. La imagen mental de lo que el cliente tenia, y lo finalmente entregado, no se correspondían, provocando una no aceptación del cliente, y grandes retrasos en la finalización del proyecto.

Las metodologías ágiles evolucionan el modo de ejecución convencional de proyectos, como secuencia de distintas tareas que se realizan, una detrás de otra. Así, podemos simplificar un proyecto convencional, de lanzamiento de un nuevo producto, a las fases de análisis, diseño, desarrollo y producción. Por lo tanto, implícitamente a esta secuencia de fases, se acepta como correcta que antes del desarrollo del producto, podemos conocer las características que dicho producto debe cumplir para darlo por bueno. Además, la aportación del cliente, en un proyecto ejecutado convencionalmente, queda limitada a aprobaciones de fases, y de un único prototipo. En definitiva, en las metodologías convencionales de gestión de proyectos, se hace especial énfasis en el cumplimiento estricto de la metodología, como base para la consecución del éxito del proyecto.

En contraposición, las metodologías ágiles se centran en satisfacer al cliente. Para ello, el proyecto se desarrollará por ciclos o sprints de un producto, que además incorpora la retroalimentación del cliente. Así, se consigue “afinar”, progresiva y continuadamente, el producto final. Las metodologías ágiles ponen el foco en las personas, más que en los procesos a seguir. Por lo tanto, basan su mejor eficacia, en confeccionar un excelente equipo de trabajo, su relación para compartir el conocimiento, y un entorno relacional, en que afloren los logros utilizando la colaboración.

Otra de las características de las metodologías ágiles, es que en el equipo de trabajo, hay una combinación de personas del negocio y desarrolladores del producto. Los intercambios de información entre ambos perfiles, necesidades y posibilidades, deben realizarse durante todo el proyecto. Se confía en equipos motivados, y autogestionados como base de la excelencia. Los modos de relación del equipo de trabajo, y su mejora en eficiencia, serán resultado de una mentalidad de mejora continua, en tiempos dedicados a la reflexión del proyecto.

Metodología Scrum.

En función de las características del proyecto, podremos utilizar algunas de las metodologías ágiles más extendidas. La fórmula real es la de mezcla de varias de estas metodologías, por ejemplo, la mezcla adecuada de Scrum y Kanban.

La metodología Scrum, se basa en el desarrollo de un producto por ciclos muy cortos que forman un sprint.  Se desarrolla el producto a partir de una lista de atributos o backlog. Cada sprint tiene como salida una nueva versión del producto, que se perfeccionará, con la retroalimentación del cliente, en este y posteriores sprints. Las tareas del proyecto se solapan, para evitar pérdidas de eficacia, y demoras en sus aprobaciones. Además, los equipos evolucionan desde su conocimiento de las distintas fases, y tareas del ciclo, a una adaptación a las necesidades del proyecto. Esta evolución está basada en el conocimiento de los perfiles, su aprendizaje en el propio proyecto, y el aprovechamiento de las capacidades de cada uno de los miembros del equipo de trabajo.

¿Estamos utilizando, desde los departamentos de compras, las metodologías ágiles en el lanzamiento de innovaciones al mercado?

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